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运用5s理论高效的管理企业

上海交通大学EMBA总裁高管班 企业长青之道
   何为5S的理论?其实5s的理论绝对简单,也可以说,无需任何理论支持。由其字面的意思,已经可以完全理解是什么及如何做了。因为5S都是我们大家习以为常,都会做及应该做的一些小事情。由于理解的不同,对5S的表述略有不同,如“整理”有的为“清理”,“自律”有的为“修养”、“ 素养”等,实质含义是一样的 ,其意义在于:
       1、提升企业形象,整齐清洁的工作环境。能增强客户的信心,易于吸引客户。建立顾客对干净整洁工厂的信心与良好口碑。
       2、 提升员工归属感,养成良好的习惯。提高员工的素养,使每位员工都有成就感,能造就现场全体人员进行改善的气氛。易带动员工改善管理的意愿,
       3、节约成本、减少浪费、提高效率。减少人力、材料、设备、场所、工时的浪费,优化作业方法,从而降低成本,提高效率。
       4、安全有保障。工作场所宽敞明亮,通道畅通,视野开阔,物品摆放有序、一目了然,当然安全有保障。
       5、品质有保障,确保交货期。品质保障的基础在于做任何事都要“讲究”,不“马虎”,5S,就是要去除马虎,使品质有保障,能按时生产出客户所需的产品,准时交货。

       由此可见,5S就是五样我们在平日工作环境中,不论是厂房或是办公室,经常要记得做的事情。因此,也有称之为「五常法」。5S的具体内容分述如下:
       一、 整理(Seiri) 对工作现场的清理,分开要与不要的东西,只保留有用的东西,撤除不需要的。整理(Seiri)是先“分开”后“处理”的意思。分开和处理是一个阶段内的两个步骤。分开是先将要的(必须留下的)和不要的(用不着的)东西分开;过期的和未过期的分开;好的和坏的分开,经常用的和不经常用的分开;原件和复印本分开等等。在分开这一个步骤中,先不要去考虑如何处理。在过程中,如果你脑海中浮现一些处理的方法,最好先把它们写下来,供下一步参考用。分开这一步完成了,然后才考虑如何处理。处理的方法也可以是多样化的。如:弃置、烧毁、切碎、收藏、转送、转让,廉价出售,再循环……视乎物品和内容而定。例如一个根据工具的使用频率来划分的贮藏方法参考例子:若某个工具一年中只用一次,或一次也没用过,可考虑将这工具废掉或入厂工具库存放; 而毎天都要使用的就须放在自己的工具箱,以便随时取用。
       二、 整顿 (Seiton)把要用的东西,定量定位按规定位置摆放整齐,并做好标识进行管理 。Seiton整顿,含有“定量”和“定置”两重意义。首先是定量,要知道有多少数量:如在仓库内,到底有多少种原材料、零配件、半成品、成品,每种的数量有多少,为甚么要这个数量,为甚么要那么多种类,其次是定置,它们都放在那里,都能够在一分钟之内找到手吗?等等。 认真的进行2S可能会使你吓一大跳,可发现企业的浪费实在惊人,许多东西,没有人知道,或只有一个人知道放置在那里,要用的找不到,不要用却都得惊人。定量定置,不但可以节省支出,也可以节省时间,更可以节省地方。曾经有一家工厂在实行5 S后,将原来的仓库面积,缩小了40%。定置,是规定一个放置的地方,好象很简单,但其中的变数很多,所以出错机会也是很多的。因此,定量定置,是一个极关键的阶段和步骤。当然也要避免缺货,要订立最低存货水平。要有订货说明,注明数目和日期。如物品有人正在使用,要标明使用者是谁,何时会归还。物品可以根据形状存放,或标明应有的数目,使之一目了然。训练员工熟悉程序,主动遵照规定办事也是很重要的。
       三、 清扫(Seiso) 将不需要的东西清除掉,保持工作现场无垃圾,无污秽状态 ,常清洁检查。清扫(Seiso)是在进行清洁工作的同时进行检查。即是说,不要只做表面工夫,大家看不见就算,马虎了事。3S的精义是:清洁的目的是检查。所以,企业多请几个清洁工就能保持干净,是错误的观念。除了洗手间和一些公众地方如走廊,楼梯以外,所有车间、机位、办公桌,清洁工作必须由当事人做,才能达到检查的目的。尤其是负责维修保养的人员,更加要注意在机修的同时要清洁检查,以便及时发现隐存的问题,及时加以解决。这样做,对停机停产的时间绝对能够有所降低。3S看来很简单;但牵涉到的工作却不少,要通过不断细心检查与照顾,使厂内的所有对象保持在最佳状态,任何污垢或废物都可能减低效率,带来废品或甚至引起意外。清理要做好以下工作:① 划定范围、分配工作,② 有系统地清理个别场地和器材,及时发现潜在问题,避免情况恶化。③ 执行改善措施, 不断寻找途径,加快清理过程,重点处理难以清理的地方。④ 建立整洁规则,群体协作,能例常进行或每天进行要例常进行或每天进行。 
       四、 清洁 (Seiketsu) 规范化,维持以上整理、整顿、清洁后的局面,使工作人员觉得整洁、卫生。规范化(Seiketsu),包括立法和守法两方面,一定要有明文规定,订定守则,告示全员,使大家知所依从,才能持之以恒。1S, 2S, 3S是短期行为,可以一鼓作气,做出成绩,但这些只是5S的起步。许多企业在学习5S后,进行清除、整理、清理后,就没有下文了。主要原因是没有发展一套明确的系统,以维持及长期实行前面三个阶段的成果。订立规则、制度,制订年计划、明确责任、授与权力、赏罚分明,致于制定卷标,标识,设计控制,提高可视度等等,都是属于立法范围。这些要求,都是和ISO 9000不谋而合的。守法,则视乎人员是否合作,自律性是否强,自觉性是否高而定。同时,也视乎所立的“法”是否合情合理。一个有效的方法是尽量让员工参与立法程序,使他们有机会发言,提高他们的参与和归属感。
       五、 自律(Shitsuke)(也有的称为素养、素质等)守纪守法,通过进行上述4S的活动,让每个员工都自觉遵守各项规章制度,养成良好的工作习惯,做到“以厂为家、以厂为荣”的地步。自律(Shitsuke),训练与纪律,是要达到保持和维护的目的。企业内人员素质的提高,不断的培训是最有效的方法。培训既可以增加各人的知识,也可以建立他们的能力;它不仅提高技术,还加强员工的自信和自豪感,在行动中,还可以改变他们的思想行为。这是4S的最佳保证。纪律很重要,不服从纪律的,要进行处罚,这在绝大部份员工也能接受,但最有效的纪律莫过于自律。自律性高,必须先提高员工素质,即个人品质,才能人人自觉,保持维护既定的条规和程序。
       世界上最平凡的事情,最常见的事务,可能就是最珍贵,最有价值的东西。5S是一个很好的例子。日本企业内部这种现场管理方法,就摆在我们的眼前,但一直没有人领悟其中的奥秘之处!现在许多日本公司及世界先进的企业,已经超越了5S的范畴。近年来,有6S及7S的出现和实施。Motorola更有10S的建立。10S即:1S-Sort 分类;2S-Set 整顿;3S-Shine清扫;4S-Standards标准化;5S-Strict 纪律;6S-Safety安全;7S-Security 保安;8S-Stout体能强化;9S-Skills技能多样化;10S-Streamline作业精简化。以上范围除了原有5S的工作场所外,还将重点放在个人发展上,同时也隐含了ISO 14000及ISO 18000的范畴。是值得注意的趋势。
       5S是源起于日本企业的一种有效的管理方法,目前国内很多企业也引进了这种管理方法一。5s指的是在生产现场,对材料,设备人员等生产要素开展相应的整理、整顿、清扫、清洁、素养等活动,为其他管理活动,如全面质量管理,ISO9000活动等奠定良好的基础,是日本产品品质得以迅猛提高行销全球的成功之处。整理、整顿、清扫、清洁、素养的日语外来词汇的罗马文拼写时,它们的第一个字母都为S,整理(SEIRI)、整顿(SEITON)、清扫(SEISO)、清洁(SETKETSU)、素养(SHITSUKE)五个项目。所以又称之为5S。
       5S 和QC活动两者都是差不多同一时代,在日本企业内实施的现场管理方法。但在知名度上,5S却远不及QC活动。自80年代到90年代初,在欧美,东南亚,都曾掀起过热潮,在1978年,QC活动传入中国,在中国质量管理协会的领导下,各省市每年都有优秀QC小组的选拔,而且每年九、十月间,中国质协都会在各大城市招开的全国大会,评选国家优秀小组及表杨各地小组的成绩。相对来说,5S就一向鲜为人知,既没有类似的协会,更没有5S大会之类的活动出现。从前,去参观日本工厂,只感觉到厂房内整洁、干净,还以为是因为有外人远道来参观,厂方理所当然,要打扫一番,这是任何人都会做的事,因此绝不会怀疑有何玄妙之处。看见厂内挂有整理、整洁等大字,也仅认为是理所应当的。谁不知这个绝大的秘密,就摆在眼前,却没有人留意,更没有人看得出其中的奥妙之处。 奇怪的是,日本人也从来没有一套完整的理论或工具来支持5S。除了那五个拼音都以S起头的日本字外,并无任何其它比较系统的理论。近年来,才由新加坡和日本合作录制了一系列录像带,由PHP International发行,企业才算是有了一定的实施依据。开始有人知道5S是什么一回事,及有一些精明的老板开始领悟其中的奥妙之处。
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